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文章分類 > 智慧生活應用
智慧流程管理應用 (intelligent Business Process Management Application)
   
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  作者:資通訊產業聯盟 發表於2014/11/13 下午 03:28:48
 

智慧流程管理應用

(intelligent Business Process Management Application)

隨著資訊化時代的到來,無論個人與企業皆逐漸享受到因科技發展帶來的便捷;企業界很早就搭上了電子化的潮流,特別是在作業流程方面的應用。由於企業內部早期仰賴紙本作業傳遞訊息,不僅缺乏便利性,資訊傳遞過程中的正確性與可靠性也易受到傳遞媒介影響。因此許多企業藉由導入新技術來輔助作業流程的營運,除了單純地將紙本資料數位化,也根據營運單位各自需求開發出各式相對應的軟體。然而,各自獨立開發的軟體彼此之間往往互無關連,在連貫性的作業流程中,使用者面臨在不同軟體間切換的不便,因此,經過多年發展,企業將定義出來的標準作業程序(SOP: Standard Operation Process),與作業流程相關人員(People),透過科技結合後,發展為處理企業內部運作流程所需的相關軟體,此即為『企業流程管理』(BPM: Business Process Management)系統。

BPM系統經過多年發展漸趨完備,幾乎所有基本作業流程皆能被定義在BPM系統當中,透過系統自動實踐繁複的工作。但在企業持續經營、成長的發展過程中,所謂的流程往往必須配合現狀不斷進行調整與改善,因此,儘管現有流程已能順利運行,但未來能否持續發展、運行無礙?這也是現今企業管理者與資訊分析師面臨的重大挑戰。

「如何在變化迅速的商業環境中”用簡單的方式提供最佳的資訊”,以協助相關人員可以更迅速、快捷且正確的決策?」這需要實際對於企業流程運作與環境有綜觀與清晰的視野才能夠達成。為此,領導性的組織早已著手以智能化的各種應用協助分析他們的作業流程。

根據Gartner研究指出,企業對流程優化的需求帶來嶄新的BPM系統應用模式,Gartner將此應用情境稱為「智能化的企業運作」(IBO: Intelligent business operations), 為滿足IBO的概念,一個BPM系統必須持續不斷改善現有功能。在市場上,能夠反應IBO這類使用情境的BPM系統,被稱之為『智能化企業流程管理』(iBPM: intelligent Business Process Management)系統。意指透過監控、分析、整合等方式,使得原有的BPM系統更加智慧、便利。

雖然智能化企業運作的需求與方式已可被清楚的定義並賦予實作,但對一般使用者而言,BPM系統既是增進辦事效率的萬靈丹,卻也可能是另一座難以攀登的高山。因為使用者所希望的是便利、有效率的使用情境,但功能越是完善的BPM系統,越容易因複雜的操作令使用者卻步。在企業追求智能化的BPM系統時,如何融合完善功能與友善的使用者情境,並不斷改善系統增進一般使用者的使用體驗,同時協助企業用戶達成智慧管理的目標,此乃是智能化企業運作的關鍵所在。

因此隨著智能化概念的導入,BPM系統進化的目標之一是明確聚焦於:『如何讓每一位使用者,運用BPM系統更加有智慧的管理其所關注的企業流程與相關資料,並協助企業用戶透過BPM系統以智能化的方式偵測管理死角並提供實際的優化方案』。 而這,也是明基逐鹿在發展新一代企業流程管理解決方案『Gaia BPM』所遵循的方向。

任何一個解決方案的導入都必須仰賴企業內部各個不同作業與管理面向的人員參與才有可能成功實現,因此,在導入『智能化企業流程管理』解決方案的過程中,必須要能同時考量及滿足使用者、管理者、IT技術維運者這三個角色需求,才有可能成功的導入。而這也是明基逐鹿在Gaia BPM研發過程核心思維,以下就各角色層面之智能應用簡述說明。

使用者的智慧管理

與一般的系統比較起來,智能化的BPM系統更著重於個別用戶的客製化。例如,只需簡單的設定,當使用者一登入Gaia BPM便可透過內建的WebPart在入口門戶(Portal)獲取流程相關資訊,包括使用者曾申請或負責簽核的表單狀態等;除此之外,系統更可以自動蒐集與記錄個別使用者的使用狀況,主動歸納常用表單等個人化資料。透過這種登入即可一目瞭然的使用模式,利於用戶進行更有效率的管理。

另外,行動網路的普及也為智能化BPM系統的發展助一臂之力。對於有行動應用需求的用戶即使離開辦公場所,忙於外部行程也無須擔心錯過重要的簽核請求,因為Gaia BPM除了以多重管道進行通知,也開發多款行動裝置應用程式,方便長時間在外的用戶快速進行審閱簽核動作。例如,一份時效性較為緊迫的合約簽核請求表單,透過行動裝置上的應用程式,除表單上重要訊息外,簽核人更可在行動裝置上即時查看相關附件檔案,隨即回覆簽核意見,完成流程處理動作。透過智能化BPM系統具備的多連接協定,實現了行動用戶在流程作業上的智慧管理。

高階管理者的智慧管理

智能化BPM系統對許多企業高階管理者而言,也意味著透過分析及監控BPM系統內企業流程所累積的實際使用狀況,進而對整體企業運作持續進行最佳化調適的一個過程。在Gaia BPM的設計中,除了可以透過「萬用流程查詢」存取完整資料做為流程最佳化的分析資訊外,更可以藉由豐富而完整的「流程績效報表」隨時協助高階管理者進行運作流程優化的依據。凡此種種資訊與應用皆有助於高階管理者隨時分析現況、調整流程以增進管理效率。例如:高階管理者可定期檢視「表單簽核時間排行報表」,從中判斷花費最長簽核時間的企業流程,接著查詢單一流程歷史資訊分析可能的卡關原因,待分析出根本原因後、即可進行流程調整。預期流程調校後可改善運作效率,達成智慧管理的目的。

IT的智慧管理

在BPM系統持續優化發展的過程中, IT單位所肩負的技術維運也是決定成敗的重要關鍵。因為一套完善的BPM系統,除了單獨運作外,也必須具備高度整合能力及擴充性,方能與企業內既有的其他系統進行整合。例如,Gaia平台除BPM模組外,亦提供非銷採購管理等風險管理模組,控管非銷採購相關資訊,包括供應商、物料管理等功能。因Gaia BPM與各系統的高度整合性,管理者可設定系統自動排程服務偵測到物料狀態,可安排任務定期發出物料狀態的偵測訊息給管理者參考,而當物料存貨量低於設定門檻時,即可結合BPM系統自動產生訂購所需簽核表單,待簽核通過後即可自動生成訂購單傳送至外系統進行訂貨。此高度整合性也為企業IT帶來更多構思嶄新服務架構的空間,讓企業IT有機會開發更加智慧化的整合性服務提升企業作業流程、帶來更多價值。

在現今多變的經營環境下,企業管理者不斷思考如何分析改善作業流程、清除運作死角、降低營運成本、提升服務品質、增進運作效率的同時,將智能化概念引入現有BPM系統中,是不可避免的趨勢。如上所述,明基逐鹿的Gaia 平台不僅提供基本的BPM相關功能,更具整合擴充性,尤其是平台上持續發展的「合約管理」與「非銷採購管理」模組,提供企業內部控制、風險管理等實務工作管理元件,能促進企業穩健成長。因此Gaia BPM作為『智能化企業流程管理』平台所提供的未來性及延展性,能使企業管理者作出更加智慧的決策,是企業因應時勢持續進行變革與成長的重要關鍵。

 
分類:智慧生活應用/智慧生活體驗館
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